Zapytanie ofertowe nr 4/2024
na świadczenie usług hotelarskich
I. Zamawiający
I.1. Zamawiający:
Toruńska Orkiestra Symfoniczna, z siedzibą w Toruniu (87-100), Aleja Solidarności 1-3, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury pod numerem 01/92, NIP: 956-14-29-917, Regon: 000821027.
I.2. Osobami do kontaktu w sprawach związanych z zapytaniem jest Katarzyna Olszewska, tel.: 790206810, k [dot] olszewska
tos [dot] art [dot] pl
I.3. Adres poczty elektronicznej Zamawiającego do składania ofert: sekretariat
tos [dot] art [dot] pl
II. Przedmiot i termin dostawy
II.1. Toruńska Orkiestra Symfoniczna w związku z organizacją 6. Międzynarodowego Festiwalu i Konkursu Skrzypcowego im. Karola Lipińskiego, który odbędzie się w Toruniu w dniach 20.09.2024 – 6.10.2024 r. prowadzi postępowanie w trybie zapytania ofertowego na zapewnienie świadczenia usług hotelarskich w podziale na części następująco:
Część 1: Hotel / hostel w promieniu maksymalnie 3 km od Centrum Kulturalno-Kongresowego Jordanki, Aleja Solidarności 1-3, 87-100 Toruń
24 osoby – 26.09. – 1.10.2024 r. – pokoje dwu, trzy lub czteroosobowe
Noclegi ze śniadaniami i parkingiem.
Część nr 2: Hotele o standardzie min. **** w promieniu maksymalnie 1 km od Centrum Kulturalno-Kongresowego Jordanki, Aleja Solidarności 1-3, 87-100 Toruń
1.10 – 3.10. 2024 r. – 12 x pokój jednoosobowy
3.10. – 7.10. 2024 r. – 6 x pokój jednoosobowy
20.09 – 22.09. 2024 r. – 4 x pokój jednoosobowy
22.09. – 24.09. 2024 r. – 4 x pokój jednoosobowy
26.09. – 7.10. 2024 r. – 3 x pokój jednoosobowy
25.09. – 7.10. 2024 r. – 1 x pokój jednoosobowy
12.09. – 7.10. 2024 r. – 1 x pokój jednoosobowy
18.09. – 21.09. 2024 r. – 1 x pokój dwuosobowy
1.10 – 2.10. 2024 r. – 1 x pokój dwuosobowy
Noclegi ze śniadaniami i parkingiem.
Część nr 3: Hotele o standardzie min. ** w promieniu maksymalnie 1 km od Centrum Kulturalno-Kongresowego Jordanki, Aleja Solidarności 1-3, 87-100 Toruń
27.09. – 3.10.2024 r. – 2 x pokój jednoosobowy
30.09. – 7.10.2024 r. – 1 x pokój jednoosobowy
30.09 – 1.10.2024 r. – 1 x pokój jednoosobowy
26.09 – 7.10. 2024 r. – 1 x pokój jednoosobowy
Noclegi ze śniadaniami i parkingiem.
II.2. Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość składania ofert częściowych - na jedną, dwie lub wszystkie części zamówienia.
II.3. Nie jest dopuszczalne składanie oferty na niektóre pozycje z danej części zamówienia. Takie oferty będą podlegały odrzuceniu jako niezgodne z treścią Zapytania.
II.4. Zamawiający wymaga aby obiekt hotelarski, w którym świadczona będzie usługa znajdował się w odległości nie większej niż 3 km w przypadku części 1 zamówienia; nie większej niż 1 km w przypadku części 2 i 3 zamówienia. Odległość liczona będzie (w linii prostej) od centrum festiwalowego CKK Jordanki w Toruniu.
II.5. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: zgodnie z harmonogramem przedstawionym w punkcie II.1.
II.6. Dostawy będą realizowane zgodnie z harmonogramem ustalonym z Wykonawcą na etapie realizacji umowy.
II.7. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby i długości pobytów w przypadku zmiany zapotrzebowania noclegi objęte zakresem niniejszego Zapytania ofertowego wynikającego z realnego zapotrzebowania związanego z organizacją Festiwalu.
II.8. Ze względu na przedmiot zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia lub zwiększenia wartości zamówienia (ilości rezerwowanych – zamawianych pokoi). W przypadku zmniejszenia wartości zamówienia, Wykonawca nie będzie rościł sobie żadnych praw z tego tytułu, w tym do zapłaty wynagrodzenia za pokoje, z których Zamawiający zrezygnował
II.9. W przypadku wykorzystania przez Zamawiającego mniejszej liczby pokoi niż wskazana w SWZ rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie rzeczywistego wykorzystania pokoi przez gości Festiwalu, w oparciu o ceny jednostkowe pokoju określone przez Wykonawcę w treści Formularza ofertowego.
Przedmiot zamówienia stanowi kod CPV:
55100000-1– Hotelarskie usługi noclegowe
55130000-0 – Inne usługi hotelarskie
III. Podstawa zapytania oraz możliwość zmiany
III.1. Zapytanie realizowane jest w ramach procedury zapytania ofertowego, na podstawie wewnętrznego regulaminu Zamawiającego.
III.2. Zamówienie jest wyłączone z zakresu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 r., poz. 1605 ze zm.).
III.3. Zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej zamawiającego www.tos.art.pl. Zamawiający dodatkowo może poinformować bezpośrednio potencjalnych Wykonawców o wszczęciu przedmiotowego postępowania.
III.4. W przypadku istotnych wątpliwości oferent może zadać pytanie zamawiającemu w celu wyjaśnienia treści zapytania przesyłając je na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt I.3.
Zamawiający udzieli odpowiedzi wyłącznie na pytania złożone przez Wykonawców do upływu połowy terminu wyznaczonego jako termin składania ofert w przedmiotowym postępowaniu.
III.5. Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania w szczególności ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących zamawiającego, oraz o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji projektu lub przedmiotu zapytania (w szczególności ze względu na należytą jakość wykonania przedmiotu zapytania oraz jego zgodność z celami projektu).
III.6. W przypadku modyfikacji treści zapytania zostanie przedłużony termin składania ofert, o ile będzie to konieczne z uwagi na zakres wprowadzanych zmian.
III.7. Informacja o treści pytań i udzielonych wyjaśnień oraz o modyfikacji treści zapytania zostanie opublikowana w ten sam sposób co samo zapytanie – tj. na stronie Zamawiającego www.tos.art.pl.
IV. Kryteria oceny ofert
IV.1. Zamawiający dokona oceny nieodrzuconych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert:
Dla Części nr 1:
Kryterium: Cena netto
Waga: 100%
Opis kryterium i sposobu przyznawania punktów: Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 2-osobowym
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 3-osobowym
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 4-osobowym
Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty
najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty
gdzie:
najniższa oferowana cena to najniższa suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 2 -osobowym, dobę hotelową w pokoju 3-osobowym oraz dobę hotelową w pokoju 4-osobowym
cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 2 -osobowym, dobę hotelową w pokoju 3-osobowym oraz dobę hotelową w pokoju 4-osobowym
Część nr 2:
Kryterium: Cena netto
Waga: 100%
Opis kryterium i sposobu przyznawania punktów: Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 1-osobowym
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 2-osobowym
Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty
najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty
gdzie:
najniższa oferowana cena to najniższa suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1-osobowym oraz dobę hotelową w pokoju 2-osobowym
cena badanej oferty to suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w pokoju 1 -osobowym oraz dobę hotelową w pokoju 2 -osobowym
Część nr 3:
Kryterium: Cena netto
Waga: 100%
Opis kryterium i sposobu przyznawania punktów: Cena oferty – 100%
Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach:
Cena 1 doby hotelowej w pokoju 1-osobowym
Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P – łączna ocena oferty
najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 pkt x 100%
cena badanej oferty
gdzie:
najniższa oferowana cena to najniższa cena jednostkowa za dobę hotelową w pokoju 1 -osobowym,
cena badanej oferty to cena jednostkowa za dobę hotelową w pokoju 1 -osobowym,
IV.2. Cena powinna być wyrażona w złotych bez uwzględnienia podatku VAT (cena netto).
IV.3. Cena powinna zawierać wszystkie elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
V. Wymagania wobec Oferentów/Wykonawców:
V.1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
b) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
c) posiadają zdolności techniczne i zawodowe zapewniające wykonanie zamówienia.
V.2. Oferent zobowiązany jest do złożenia - wraz z ofertą - oświadczenia (treść oświadczenia zawarta jest w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego), potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
V.3. Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Wykonawcy na podstawie przesłanek:
a) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.),
b) art. 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
V.4. Jeżeli Wykonawca nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.
V.5. Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze, może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
V.6. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów/osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia.
VI. Wymagania wobec oferty
VI.1. Oferta musi być złożona w jednej z wybranych form:
I. pisemnej, na adres wskazany w pkt I.1, lub
II. mailowej, jako skan podpisanego formularza oferty lub formularz oferty opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym na adres e-mail wskazany w pkt I.3, zgodnie z wymaganiami opisanymi w zapytaniu przy wykorzystaniu formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania.
VI.2. Termin składania ofert upływa 26.08.2024 r. o godz. 14:00. Złożenie oferty po wyznaczonym terminie skutkuje jej nierozpatrzeniem przez Zamawiającego.
VI.3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, jednak zamawiający nie wymaga dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających umocowanie osoby podpisującej ofertę.
VI.4. Oferent jest związany złożoną ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert.
VI.5. Wszelkie załączone oświadczenia, które nie zostały złożone przez oferenta należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.
VI.6. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Wymagane specyfikacją dokumenty i oświadczenia sporządzone w innym języku powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
VI.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści Zapytania.
VI.8. Oferent może zastrzec, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie mogą być udostępniane innym oferentom. Informacje te należy odpowiednio oznaczyć napisem: “Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa” oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oferent nie może zastrzec informacji stanowiących kryterium oceny ofert.
VI.9. Wraz z ofertą należy złożyć:
1. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy,
2. Wypełnione i podpisane oświadczenie, stanowiące załącznik nr 3 do Zapytania.
VII. Badanie ofert złożonych w ramach zapytania
VII.1. Oferta nie spełniająca wymagań niniejszego zapytania albo w inny sposób niezgodna z przepisami prawa zostanie odrzucona z zastrzeżeniem wyraźnie określonej możliwości poprawienia błędów formalnych oraz uzupełnienia braków.
VII.2. Zamawiający w prowadzonym postępowaniu zastrzega sobie prawo do jednokrotnego
(w stosunku do danego braku, błędu lub niekompletnego dokumentu) wezwania Oferentów do uzupełniania dokumentów, przy czym jednokrotność należy rozumieć jako jednokrotne wezwanie w stosunku do danej kwestii merytorycznej oferty, a nie jednokrotność w zakresie technicznym, tj. ilość pism kierowanych do Oferenta. W przypadku ich nieuzupełnienia, oferta nie będzie uwzględniona w postępowaniu przy ocenie i badaniu. Wyjątek stanowi formularz ofertowy, w zakresie oferty cenowej, który nie będzie podlegał uzupełnieniu lub poprawianiu.
VII.3. Wezwanie do uzupełnienia dokumentów może obejmować:
a) wezwanie do uzupełnienia w przypadku złożenia niekompletnych dokumentów;
b) wezwanie do złożenia dokumentów, jeśli nie zostały złożone;
c) wezwanie do poprawienia dokumentów, jeśli zawierają błędy.
VII.4. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.
VII.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia treści oferty w przypadku błędów, których poprawa nie zmienia treści oferty oraz poprawek w zakresie wadliwych obliczeń matematycznych i pisarskich (oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe).
VIII. Podpisanie umowy
VIII.1. Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, którego oferta uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów w ramach kryterium oceny ofert.
VIII.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania w uzasadnionym przypadku, w szczególności, gdy cena oferty, która uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów przekracza cenę jaką jest w stanie zapłacić za wykonanie zamówienia.
VIII.3. Po zakończeniu zapytania Oferent, który złożył swoją ofertę otrzyma informację o woli podpisania z nim umowy przez zamawiającego albo informację o podpisaniu umowy z innym podmiotem, bez ujawnienia jego nazwy, albo informację o unieważnieniu postępowania.
VIII.4. Po podpisaniu umowy i wykonaniu przedmiotu umowy nastąpi płatność przelewem na podstawie prawidłowo wystawionej faktury z 14-dniowym terminem płatności od daty wpływu faktury do Zamawiającego (Aleja Solidarności 1-3, 87-100 Toruń, NIP: 956-14-29-917).
IX. Ochrona danych osobowych:
IX.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Zamawiający – Toruńska Orkiestra Symfoniczna;
b) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych Zamawiającego: tel. 56 622 88 05, e-mail: iod
tos [dot] art [dot] pl;
c) Zamawiający nie działa przez przedstawiciela administratora danych osobowych;
d) Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją niniejszego Zapytania ofertowego;
e) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawa;
f) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku objęcia niniejszego zamówienia dofinansowaniem z budżetu UE - przez okres wynikający z postanowień zawartej umowy o dofinansowanie pomiędzy Zamawiającym a właściwym organem;
g) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio Zamawiającemu jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
h) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany;
i) zgodnie z RODO przysługuje Wykonawcy:
− prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
− prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych - skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z prowadzonym postępowaniem i złożoną ofertą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
− prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
− prawo do ograniczenia przetwarzania danych - prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
− prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa);
1) zgodnie z RODO Wykonawcy nie przysługuje:
a) prawo do przenoszenia danych osobowych,
b) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, po złożeniu oferty,
c) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych;
IX.2. Zamawiający nie zamierza przekazywać danych osobowych Wykonawcy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
IX.3. Zamawiający informuje, że:
a) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie,
b) udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia,
c) w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
d) skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników,
e) w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
f) w przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.
X. Załączniki
1) formularz oferty
2) wzór oświadczenia