Zapytanie ofertowe nr 1/2024 na druk i dostawę materiałów promocyjnych

Zapytanie ofertowe nr 1/2024
na druk i dostawę materiałów promocyjnych

I. Zamawiający
I.1.   Zamawiający:
Toruńska Orkiestra Symfoniczna, z siedzibą w Toruniu (87-100), Aleja Solidarności 1-3, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury pod numerem 01/92, NIP: 956-14-29-917, Regon: 000821027.
I.2.   Osobami do kontaktu w sprawach związanych z zapytaniem jest Katarzyna Olszewska, tel.: 790206810, k [dot] olszewska tos [dot] art [dot] pl
I.3.   Adres poczty elektronicznej Zamawiającego do składania ofert: k [dot] olszewska tos [dot] art [dot] pl

II. Przedmiot i termin dostawy
II.1. Toruńska Orkiestra Symfoniczna w związku z organizacją 6. Międzynarodowego Festiwalu i Konkursu Skrzypcowego im. Karola Lipińskiego, który odbędzie się w Toruniu w dniach 20.09.2024 – 6.10.2024 r. prowadzi postępowanie w trybie zapytania ofertowego na druk materiałów promocyjnych wraz z dostawą do siedziby Zamawiającego w podziale na części następująco:
Część 1:
a) ULOTKI
- Format ulotki A4 do DL w „C”
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+4
- Nakład: 20 000 szt.

b) PLAKATY
- Format: B1
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład: 730 szt. (drukowane w pięciu partiach: 250 szt., 250 szt., 2 x 100 szt., 3x10 szt.)

c) PLAKATY
- Format: A3
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład: 200 szt (w czterech równych partiach - 4x50 szt)

d) ROLL-UP
- Format: 1000 x 2000 mm
- Materiał: Poliester roll-up 240 mic
- Zadruk CMYK 4+0
- Zestaw: wkład + kasetka
- Nakład: 2 sztuki

e) FOLDERY SZYTE
- Format: 235 mm x 162 mm
- Papier offset (gramatura 90g/m2)
- Okładka offset gramatura 300g/m2
- Okładka i środek: Zadruk CMYK 4+4
- klejenie po długim boku ( mocny klej )
- liczba stron: 118 + 4
- Nakład: 500 sztuk

f) BILETY Z PERFORACJĄ
- format 145 mm x 50 mm
- Papier kredowy (gramatura 170g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+4
- bez klejenia i bez numeracji
- Nakład: 3000 sztuk

g) ZAPROSZENIA
- format: 210 mm x 200 mm (2 DL do DL)
- Papier offset (gramatura 300g/m2)
- Zadruk CMYK 4+4
- Nakład – 1500 sztuk

h) ETUI NA BILETY
- format: 245mm x 200mm
- Papier kredowy (gramatura 250g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+4
- wykrawane z wykrojnika i klejone
- wykrawane na kieszeń na bilet o wymiarach 60 mmx152,4 mm
- Nakład – 3000 sztuk

i) ULOTKI DL
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+4
- Nakład: 20 000 szt. (drukowane w trzech partiach: 2 x 10 000 szt.)

j) PLAKATY
- format: 1100 mm x 1100 mm
- Papier kredowy (gramatura 300g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład - 2 szt.

k) PLAKATY
- format: 500 mm x 1100 mm
- Papier kredowy (gramatura 300g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład - 2 szt.

l) TECZKI
- format: 487x347
- Zadruk CMYK 4+4
- Papier kredowy (gramatura 350g/m2 – mat)
- folia mat jednostronnie
- standard 2 bigowe
- Nakład: 300 szt.

m) ZAWIESZKI NA DRZWI
- format: 76 x 210 mm
- Zadruk CMYK 4+4
- Papier kredowy (gramatura 350g/m2 – mat)
- Nakład: 50 szt.

n) PLAKATY
- format: 1260 x 2500 mm
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład: 15 szt (3x5 szt)

o) NOTESY
- Notesy bez okładki
- Format: A5 (148x210mm)
- Rodzaj papieru: 80-90gsm offset
- Zadruk: 4+0 jednostronny
- Klejenie: Po krótkim boku, podkład kartonowy na spodzie / Wykończenie: Bez dziurek
- Nakład: 1000

p) IDENTYFIKATORY
- format: B6
- Papier kredowy (gramatura 350g/m2 – mat)
- Zadruk CMYK 4+4
- Nakład: 350 sz. (w siedmiu równych partiach 7x50 szt)

r) ULOTKI (czeki):
- format: A3
- Druk dwustronny kolorowy (4/4), Standardowe
- Karton GC1 – gramatura: 400 g
- Nakład: 5 szt

s) DYPLOMY
- format: A4
- Druk jednostronny kolorowy (4/0), Standardowe,
- Offset 300 g (lub kreda mat 350 g)
- Nakład: - 18 szt.

t) PLAKATY NA WIATY PRZYSTANKOWE:
- Obszar pierwszoplanowy – 100 x 160 cm obszar widoczny w całości
- Obszar drugoplanowy – 118,5 x 175 cm obszar częściowo zasłonięty przez mocowania nośnika, nie powinien zawierać ważnych elementów grafiki np. logo lub tekstów
- Gramatura: 150-170 g/m
- Nakład: 25 szt.

Część 2:

FLAGI REKLAMOWE TYPU WINDER z podstawą
- Rozmiar flagi: 800 mm x 3500 mm
- Podstawa stalowa
- zadruk CMYK 4+4
- Nakład: 6 szt.

Część 3:

ŚCIANKA REKLAMOWA TEKSTYLNA łukowa pozioma
- Rozmiar: FORM-CUR-30: 2380 x 2958 x 400 (wys. x szer. x gł.)
- Zadruk CMYK 4+4
- Nakład: 2 szt.

Część 4:

SMYCZE REKLAMOWE
- format 20 mm x 450 mm
- Zadruk CMYK 4+0
- Nakład: 300 sztuk

Część 5:

DŁUGOPISY
- Długopis plastikowy / Zadruk: Tampondruk / 1 miejsce 1 kolor / Kolor do wyboru / Wkład niebieski /
- Nakład: 5 000 szt.

Część 6:

TORBA BAWEŁNIANA Z PŁASKIM DNEM Z NADRUKIEM
- szerokość: 36 cm
- wysokość: 41 cm
- dno: 10 cm
- uszy: 2.5 cm
- Nakład: 200 szt.

II.2.   Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość składania ofert częściowych - na jedną, dwie kilka lub wszystkie części zamówienia.
II.3.   Nie jest dopuszczalne składanie oferty na niektóre pozycje z danej części zamówienia. Takie oferty będą podlegały odrzuceniu jako niezgodne z treścią Zapytania.
II.4.   Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 23.08.2024 r.
II.5.   Dostawy będą realizowane zgodnie z harmonogramem ustalonym z Wykonawcą na etapie realizacji umowy.

III. Podstawa zapytania oraz możliwość zmiany
III.1.   Zapytanie realizowane jest w ramach procedury zapytania ofertowego, na podstawie wewnętrznego regulaminu Zamawiającego.
III.2.   Zamówienie jest wyłączone z zakresu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023 r., poz. 1605 ze zm.).
III.3.   Zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej zamawiającego www.tos.art.pl. Zamawiający dodatkowo może poinformować bezpośrednio potencjalnych Wykonawców o wszczęciu przedmiotowego postępowania.
III.4.   W przypadku istotnych wątpliwości oferent może zadać pytanie zamawiającemu w celu wyjaśnienia treści zapytania przesyłając je na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt I.3.
Zamawiający udzieli odpowiedzi wyłącznie na pytania złożone przez Wykonawców do upływu połowy terminu wyznaczonego jako termin składania ofert w przedmiotowym postępowaniu.
III.5.   Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania w szczególności ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących zamawiającego, oraz o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji projektu lub przedmiotu zapytania (w szczególności ze względu na należytą jakość wykonania przedmiotu zapytania oraz jego zgodność z celami projektu).
III.6.   W przypadku modyfikacji treści zapytania zostanie przedłużony termin składania ofert, o ile będzie to konieczne z uwagi na zakres wprowadzanych zmian.
III.7.   Informacja o treści pytań i udzielonych wyjaśnień oraz o modyfikacji treści zapytania zostanie opublikowana w ten sam sposób co samo zapytanie – tj. na stronie Zamawiającego www.tos.art.pl.

IV. Kryteria oceny ofert
IV.1. Zamawiający dokona oceny nieodrzuconych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert:
Kryterium: Cena netto
Waga:100%
Opis kryterium i sposobu przyznawania punktów - Ocena kryterium zgodnie z wzorem:
Najniższa oferowana cena netto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu / cena netto oferowana w badanej ofercie x 100 pkt

IV.2. Cena powinna być wyrażona w złotych bez uwzględnienia podatku VAT (cena netto).
IV.3. Cena powinna zawierać wszystkie elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

V. Wymagania wobec Oferentów/Wykonawców:
V.1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a)   posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
b)   znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
c)   posiadają zdolności techniczne i zawodowe zapewniające wykonanie zamówienia.
V.2. Oferent zobowiązany jest do złożenia - wraz z ofertą - oświadczenia (treść oświadczenia zawarta jest w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego), potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
V.3. Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Wykonawcy na podstawie przesłanek:
a)   art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.),
b)   art. 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
V.4. Jeżeli Wykonawca nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.
V.5. Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze, może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
V.6. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów/osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia.

VI. Wymagania wobec oferty
VI.1.   Oferta musi być złożona w jednej z wybranych form:
1.   pisemnej, na adres wskazany w pkt I.1, lub
2.   mailowej, jako skan podpisanego formularza oferty lub formularz oferty opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym na adres e-mail wskazany w pkt I.3, zgodnie z wymaganiami opisanymi w zapytaniu przy wykorzystaniu formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania.
VI.2.   Termin składania ofert upływa 22.08.2024 r. o godz. 14:00. Złożenie oferty po wyznaczonym terminie skutkuje jej nierozpatrzeniem przez Zamawiającego.
VI.3.   Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, jednak zamawiający nie wymaga dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających umocowanie osoby podpisującej ofertę.
VI.4.   Oferent jest związany złożoną ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert.
VI.5.   Wszelkie załączone oświadczenia, które nie zostały złożone przez oferenta należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.
VI.6.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Wymagane specyfikacją dokumenty i oświadczenia sporządzone w innym języku powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
VI.7.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści Zapytania.
VI.8.   Oferent może zastrzec, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie mogą być udostępniane innym oferentom. Informacje te należy odpowiednio oznaczyć napisem: “Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa” oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oferent nie może zastrzec informacji stanowiących kryterium oceny ofert.
VI.9.   Wraz z ofertą należy złożyć:
1.   Wypełniony i podpisany formularz ofertowy,
2.   Wypełnione i podpisane oświadczenie, stanowiące załącznik nr 3 do Zapytania.

VII. Badanie ofert złożonych w ramach zapytania
VII.1.   Oferta nie spełniająca wymagań niniejszego zapytania albo w inny sposób niezgodna z przepisami prawa zostanie odrzucona z zastrzeżeniem wyraźnie określonej możliwości poprawienia błędów formalnych oraz uzupełnienia braków.
VII.2.   Zamawiający w prowadzonym postępowaniu zastrzega sobie prawo do jednokrotnego  (w stosunku do danego braku, błędu lub niekompletnego dokumentu) wezwania Oferentów do uzupełniania dokumentów, przy czym jednokrotność należy rozumieć jako jednokrotne wezwanie w stosunku do danej kwestii merytorycznej oferty, a nie jednokrotność w zakresie technicznym, tj. ilość pism kierowanych do Oferenta. W przypadku ich nieuzupełnienia, oferta nie będzie uwzględniona w postępowaniu przy ocenie i badaniu. Wyjątek stanowi formularz ofertowy, w zakresie oferty cenowej, który nie będzie podlegał uzupełnieniu lub poprawianiu.
VII.3.   Wezwanie do uzupełnienia dokumentów może obejmować:
a)   wezwanie do uzupełnienia w przypadku złożenia niekompletnych dokumentów;
b)   wezwanie do złożenia dokumentów, jeśli nie zostały złożone;
c)   wezwanie do poprawienia dokumentów, jeśli zawierają błędy.
VII.4.   W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.
VII.5.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia treści oferty w przypadku błędów, których poprawa nie zmienia treści oferty oraz poprawek w zakresie wadliwych obliczeń matematycznych i pisarskich (oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe).

VIII. Podpisanie umowy
VIII.1.   Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, którego oferta uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów w ramach kryterium oceny ofert.
VIII.2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania w uzasadnionym przypadku, w szczególności, gdy cena oferty, która uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów przekracza cenę jaką jest w stanie zapłacić za wykonanie zamówienia.
VIII.3.   Po zakończeniu zapytania Oferent, który złożył swoją ofertę otrzyma informację o woli podpisania z nim umowy przez zamawiającego albo informację o podpisaniu umowy z innym podmiotem, bez ujawnienia jego nazwy, albo informację o unieważnieniu postępowania.
VIII.4.   Po podpisaniu umowy i wykonaniu przedmiotu umowy nastąpi płatność przelewem na podstawie prawidłowo wystawionej faktury z 14-dniowym terminem płatności od daty wpływu faktury do Zamawiającego (Aleja Solidarności 1-3, 87-100 Toruń, NIP: 956-14-29-917).

IX. Ochrona danych osobowych:
VIII.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a)   administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Zamawiający – Toruńska Orkiestra Symfoniczna;
b)   kontakt do inspektora ochrony danych osobowych Zamawiającego: tel. 56 622 88 05, e-mail: iod tos [dot] art [dot] pl
c)   Zamawiający nie działa przez przedstawiciela administratora danych osobowych;
d)   Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją niniejszego Zapytania ofertowego;
e)   odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawa;
f)   dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku objęcia niniejszego zamówienia dofinansowaniem z budżetu UE - przez okres wynikający z postanowień zawartej umowy o dofinansowanie pomiędzy Zamawiającym a właściwym organem;
g)   obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio Zamawiającemu jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
h)   w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany;
i)   zgodnie z RODO przysługuje Wykonawcy:
−   prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
−   prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych - skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z prowadzonym postępowaniem i złożoną ofertą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
−   prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
−   prawo do ograniczenia przetwarzania danych - prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
−   prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa);
1)   zgodnie z RODO Wykonawcy nie przysługuje:
a) prawo do przenoszenia danych osobowych,
b) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, po złożeniu oferty,
c) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych;
VIII.2. Zamawiający nie zamierza przekazywać danych osobowych Wykonawcy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
VIII.3. Zamawiający informuje, że:
a)   Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie,
b)   udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia,
c)   w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,
d)   skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników,
e)   w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania,
f)   w przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.